Главная / Статьи / УСПЕШНЫЙ СЕКРЕТАРЬ

УСПЕШНЫЙ СЕКРЕТАРЬ

УСПЕШНЫЙ СЕКРЕТАРЬ: ОСНОВНЫЕ МОМЕНТЫ ЭФФЕКТИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

 

В настоящее время в обществе сложилось крайне неоднозначное отношение к профессии секретаря. Однако на Западе данная профессия является престижной и довольно высокооплачиваемой. Дело в том, что работу на позиции секретаря можно рассматривать, как отправную точку к последующему карьерному росту, так как круг обязанностей секретаря, как правило, очень широк, охватывая такие области как делопроизводство, кадровое делопроизводство, архивное дело и многие другие, что даёт человеку, проработавшему на данной позиции значительное преимущество при последующем трудоустройстве.

Изначально сам термин «секретарь» возник из выражения «хранитель секретов» и официально закреплен был еще Петром I в Генеральном регламенте государственных коллегий 1720 года. В XVIII веке статус профессии секретаря был также высок.
Сейчас же всё чаще в штатном расписании организаций должность секретаря заменяется понятием «офис-менеджер». Это понятие является сравнительно молодым, в Россию оно пришло только 10-12 лет назад. Однако необходимо разграничивать две эти позиции.
Обязанности секретаря зависят от размеров компании, направления и сферы деятельности. Как правило, в стандартный набор обязанностей секретаря входит:
• документирование деятельности аппарата управления;
• обработка входящей корреспонденции и подготовка исходящей корреспонденции;
• регистрация, контроль и систематизация документов;
• подготовка документов к передаче на архивное хранение;
• ксерокопирование материалов и документов, отправление и прием факсов, набор документов на компьютере;
• организация приема посетителей;
• подготовка переговоров и совещаний;
• подготовка командировок руководителя и планирование рабочего дня.

Таким образом, секретаря, можно отнести к категории технических исполнителей.
В качестве требований, предъявляемых работодателями к соискателям на должность секретаря можно выделить: пунктуальность, исполнительность, аккуратность, умение работать с компьютерной и оргтехникой, организаторские способности, внимательность, аккуратность, ответственность, высокая скорость печати. Помимо этого, секретарь должен иметь презентабельную внешность, грамотную речь.

Офис-менеджер - специалист, который организует, координирует и контролирует вопросы внутренней среды жизнедеятельности организации:

Обязанности офис-менеджера шире, чем обязанности секретаря, в них входят:
• курирование работы всего офиса;
• координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.);
• ведение деловой корреспонденции;
• распределение звонков;
• встреча посетителей;
• административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
• работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
• списание материалов;
• ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
• ведение офисных расходов, документооборота оплат;
• организация праздников и других корпоративных мероприятий;
• обеспечение чистоты и порядка в офисе;

Также в зависимости от специфики деятельности организации на офис-менеджера могут возлагаться обязанности по подбору кадров, осуществлению представительских функций. Вышеперечисленными обязанностями и обусловлены более серьезные требования, предъявляемые к человеку, принимаемому на должность офис-менеджера.

Говоря о специфике работы секретаря и офис-менеджера, нельзя не упомянуть об имидже секретаря и его значении в «представлении» всей организации. Секретарь - первый, с кем встречается посетитель, который пришёл в организацию, таким образом, первое впечатление от работы секретаря ляжет в основу отношения человека к организации в целом. Важными показателями культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками,- все это обеспечивает успешную работу секретаря.

Немаловажным критерием хорошего секретаря является соблюдение делового этикета. Этикет предполагает следование десяткам установленных и общепринятых правил: знакомство с клиентами, сопровождение руководителя, присутствие при переговорах, пользование косметикой, умение одеваться и носить вещи, телефонный разговор, представление людей друг другу. Кроме того, не стоит забывать, что значительная часть работы секретаря связана с общением, поэтому важным аспектом является развитие коммуникативных навыков.

Виноградова Ольга Владимировна

 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ

Все нормы законодательства в области делопроизводства. Стандарты оформления документов.  
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 2019. ПРАКТИКУМ


Практикум по разработке главного учетного документа в организации. Приказы о кодировании документов. 

 

УСПЕШНЫЙ СЕКРЕТАРЬ.



Имидж секретаря, обязанности, взаимодействие с руководителем,
организация встреч, тайм-менеджмент секретаря.

сентябрь 10:00-17:00 АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ. Новые правила хранения документов Специалист Государственного архива СПб Заказать
июль 10:00-15:00 Изменения в трудовом законодательстве в 2016 году Березюк Ираида Константиновна Заказать
сентябрь 10:00-18:00 КАК ОТКРЫТЬ МЕДИЦИНСКИЙ ЦЕНТР (КЛИНИКУ) И ЗАЛОЖИТЬ ОСНОВЫ УСПЕШНОГО БИЗНЕСА Волков Андрей Владимирович Заказать
Новости
Ирина Крайникова
Генеральный директор Центра образования "Альфа и Омега"

“...Мы рады, что вы уже 16 лет доверяете нашей компании обучение своих специалистов! Каждый год мы разрабатываем новые, максимально полезные и эффективные программы курсов, семинаров и тренингов с ведущими преподавателями страны, для того чтобы Ваш бизнес процветал. Спасибо за доверие. Ждем Вас и ваших сотрудников на наших мероприятиях ”

Наши специалисты
Ираида Березюк

Юрисконсульт с многолетней практикой, ведущий преподаватель Инженерно-Экономического Университета и Санкт-Петербургского Государственного  Университета, член международной коллегии адвокатов. 

Андрей Волков

Кандидат медицинских наук, обладатель степени МВА Академии народного хозяйства при Правительстве РФ, директор медицинской консалтинговой компании, опыт проведения семинаров более 12 лет.

Марго Бор

Практикующий специалист по маркетинговым коммуникациям. Опыт преподавательской деятельности 10 лет. Основные темы: управление современным media (стратегия и ее реализация), PR, media relations