Главная / Статьи / Что такое номенклатура дел / Что такое номенклатура дел

Что такое номенклатура дел

Что такое номенклатура дел

Что такое номенклатура дел? 

Правильная разработка  номенклатуры дел в организации играет важнейшую роль в делопроизводстве организации. Потому что помогает упорядочить весь документооборот и Вы всегда легко найдете нужный документ. По уникальному индексу дела, Вы сможете понять в каком структурном подразделении создан документ и где он находится в данный момент времени. 

Для чего нужна номенклатура дел?                                                                                      

     Номенклатура дел – это перечень всех дел, который необходимо составить в  соответствии с установленной законодательством РФ формой. Номенклатура позволяет полностью упорядочить документооборот в организации.

Номенклатура дел:

  • Обеспечивает возможность сортировки документации по системе, обеспечивающей быстрый поиск и надежную сохранность;
  • Используется в процедуре регистрации документации – для этого документам выдается личный регистрационный номер;
  • Используется как основополагающий документ во время проведения экспертизы ценности документов и подготовки дел для передачи в архивы, а также дел с истекшими сроками для утилизации;
  • Используется в работе с делами с временными сроками хранения;
  • В архивном деле применяется для составления описи дел, для составления актов на уничтожение документов.

Номенклатура дел – документ, необходимый для рационального функционирования в любой организации, чтобы упорядочить имеющееся делопроизводство. Для госорганов наличие номенклатуры дел – это необходимый стандарт, установленный законодательством.

Для небольших компаний номенклатура дел позволяет облегчить работы по всем сферам основной деятельности, а также предотвратить проблемы с возможным ростом количества документации.

 

Разработка номенклатуры

Разработка номенклатуры осуществляется несколькими способами:

  • Создана самостоятельно, с учетом специфики деятельности организации. Единственным недостатком этого способа является большая вероятность допущения ошибок в составлении из-за недостатка опыта;
  • Номенклатура дел может быть составлена специализирующейся компанией. Преимуществом является опытность и компетентность в составлении, недостатком – не самая рациональная структура с учетом специфики деятельности.

 

Порядок работы по созданию и утверждению

Рабочий процесс основан на нормативных документах. Весь груз ответственности за создание номенклатуры дел ложится на отдел делопроизводства.

Для начала, нужно проанализировать состав образующейся документации. Подробному анализу подлежат устав, структура предприятия, положение о системных отделах, отчеты за предыдущие периоды.

Принято считать, что номенклатура дел предприятия основывается на данных номенклатур структурных подразделений организации. Судя по опыту, подразделения просто не могут создать номенклатуру из-за отсутствия опыта и времени, поэтому за составление отвечает конкретный специалист. Лучше всего, если структурные подразделения организации передадут дела в отдел делопроизводства. Но не всегда делопроизводитель знает, какие документы могут образовываться в процессе деятельности бухгалтерии или отдела кадров. Поэтому это процесс совместного творчества! Все проверяющие специалисты говорят о том, что все-таки структурные подразделения должны подготовить хотя бы перечень документов, которые образуются в деятельности их подразделения.

Самая трудная часть работы – это грамотная формулировка названий дел, их систематизация и установка сроков.

Оформляется номенклатура дел на фирменном бланке компании в виде таблицы.

 

Пример оформления номенклатуры дел:

 IMG_20160617_164008

   

Сроки хранения документов определяются для большинства организаций по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Далее составленная номенклатура дел подлежит утверждению. Этот процесс можно разделить на несколько этапов:

  • Визируется человеком, отвечающим за работу архива;
  • Отправляется на подпись руководителю;
  • Утверждается комиссией;
  • Отправляется на утверждение комиссией архивного учреждения (этот этап не требуется, если компания не отправляет документы на госхранение);
  • Подписывается руководителем предприятия путем приказа об утверждении.

Согласно установленному порядку, необходимо создать несколько экземпляров, которые будут храниться:

  • в Службе делопроизводства;
  • в Госархиве, если организация вляется источником комплектования. (Как узнать является ли ваша организация источником комплектования: как правило, ГОСАрхив направляет ежегодно всем своим подведомственным учреждениям письма о предоставлении документов, например, номенклатуры дел, на согласование)
  • в Архиве;
  • 1 экземпляр для работы.

 

Порядок работы с номенклатурой дел

После утверждения, все подразделения компании должны быть информированы, где будет находиться документ в открытом доступе для ежедневного использования.

Если организация претерпела существенные изменения в структуре, должна быть создана новая номенклатура на основе изменений. Это означает, что процедура утверждения должна быть полностью осуществлена снова.

Если изменения в структуре предприятия отсутствуют, то ежегодно нужно уточнять и корректировать номенклатуру, и вводить в работу с 1 января.

В конце года специалист, ответственный за делопроизводство в организации в обязательном порядке составляет запись о категориях и кол-ве созданных дел на предприятии.

Номенклатура дел – это не догма! А живой документ, который совершенствуется в течении календарного года и дополняется новыми документами. Не забудьте, что утвердить номенклатуру дел необходимо в декабре на следующий год. Помните, что нужно издать приказ о кодировании документов в вашей организации или локальный акт о кодировании документов.

Для всех, кто готов совершенствовать свои знания по составлению номенклатуры дел или попробовать самостоятельно разработать данный документ Центр дополнительного образования Альфа и омега подготовил практикум «Номенклатура дел 2019. Практикум»

Другие интересные семинары для секретарей и специалистов архивных служб:

 

"Делопроизводство и документооборот организации"

 

"Архив организации. Новые Правила хранения документов"

"Кадровый архив организации: формирование и хранение документов по личному составу. Персональная отвественность руководителя"

"Архив бухгалтерских документов"

Теги номенклатура дел
Комментарии

Комментариев пока нет

Пожалуйста, авторизуйтесь, чтобы оставить комментарий.
Я согласен(на) на обработку моих персональных данных. Подробнее
Внимание! Для корректной работы у Вас в браузере должна быть включена поддержка cookie. В случае если по каким-либо техническим причинам передача и хранение cookie у Вас не поддерживается, вход в систему будет недоступен.
сентябрь 10:00-17:00 АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ. Новые правила хранения документов Специалист Государственного архива СПб Заказать
июль 10:00-15:00 Изменения в трудовом законодательстве в 2016 году Березюк Ираида Константиновна Заказать
сентябрь 10:00-18:00 КАК ОТКРЫТЬ МЕДИЦИНСКИЙ ЦЕНТР (КЛИНИКУ) И ЗАЛОЖИТЬ ОСНОВЫ УСПЕШНОГО БИЗНЕСА Волков Андрей Владимирович Заказать
Новости
Ирина Крайникова
Генеральный директор Центра образования "Альфа и Омега"

“...Мы рады, что вы уже 16 лет доверяете нашей компании обучение своих специалистов! Каждый год мы разрабатываем новые, максимально полезные и эффективные программы курсов, семинаров и тренингов с ведущими преподавателями страны, для того чтобы Ваш бизнес процветал. Спасибо за доверие. Ждем Вас и ваших сотрудников на наших мероприятиях ”

Наши специалисты
Ираида Березюк

Юрисконсульт с многолетней практикой, ведущий преподаватель Инженерно-Экономического Университета и Санкт-Петербургского Государственного  Университета, член международной коллегии адвокатов. 

Андрей Волков

Кандидат медицинских наук, обладатель степени МВА Академии народного хозяйства при Правительстве РФ, директор медицинской консалтинговой компании, опыт проведения семинаров более 12 лет.

Марго Бор

Практикующий специалист по маркетинговым коммуникациям. Опыт преподавательской деятельности 10 лет. Основные темы: управление современным media (стратегия и ее реализация), PR, media relations