Главная / Статьи / АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ - ЗАЛОГ УСПЕШНОЙ РАБОТЫ НА ДОЛГИЕ ГОДЫ

Статьи

« Назад

АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ - ЗАЛОГ УСПЕШНОЙ РАБОТЫ НА ДОЛГИЕ ГОДЫ  18.05.2016 03:03

 

Вопрос ведения архивов с каждым годом становится все более актуальным для коммерческих, негосударственных организаций. Смутные 90-е годы не лучшим образом отразились на многих сферах деятельности компаний, в том числе и на этой. Архивам в этот период уделяли наименьшее внимание, хотя, как мы знаем из истории, ни они одни вошли в список обделенных вниманием сфер.

 

Программа семинара по архивному делу

Зачем вести архив в компании?

Архив - одно из слабых мест в работе множества компаний и поныне. Ведь так сложно сохранить быстро накапливающие многочисленные документы прошлых лет, не имея достаточного опыта в этом вопросе. Даже в крупных организациях, существующих ни один год на рынке, далеко не всегда имеется такое подразделение, как 'архив'. Что и говорить про работников со специальным образованием в этой отрасли и отдельном, оборудованном помещении для хранения документов. Это свидетельствует о недопонимании руководителями многих компаний роли архивных документов и их практического значения как важного информационного багажа компании. До сих пор многие руководители считают, что документы и архивы нужны только государственным предприятиям, но это далеко не так. Федеральный закон 'Об архивном деле в Российской Федерации' (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г.) гласит: 'Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства'. 

Но кроме федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" существуют еще и специальные Правила. В конце сентября 2015 года вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. Приказом №526 Министерства культуры РФ 31.03.2015). С этого момента на территории РФ не подлежат применению Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года № 263 и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Что нужно для ведения архива?

Даже если ваша фирма небольшая и создана всего год назад, у вас уже имеются документы, которые можно назвать архивом. Вот как определят понятие архив все тот же закон: 'Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов; архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;' (Федеральный закон 'Об архивном деле в Российской Федерации' (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г., Ст. 3, п.9, п.2).

Сколько необходимо хранить документы?

'Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года' (Федеральный закон 'Об архивном деле в Российской Федерации' (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г., Ст. 22)

Так же обратите особое внимание на документы, которые могут храниться в вашей организации в электронном виде. Помните! Электронные документы пока (к счастью или на горе нам) не приравниваются к печатным. А это значит, если придет к вам проверка и попросит документы, которые по закону должны быть у вас сохранены в печатном виде, а у вас они есть и все с ними в порядке, только они почему-то в компьютере – то небольшой недосмотр с вашей стороны может вылиться в большой штраф.

Выяснив, что архив необходим, попытаемся понять, кто в организации отвечает за архив и что нам грозит за отсутствие, утрату, непредставление сведений или неверное предоставление сведений.

Кто в организации несет ответственность за ведение архива?

В больших организациях, где давно уже поняли, что архив – это 'их все', в штатном расписании нередко встречается такая должность, как заведующий архивом. Обычно это человек с большим опытом работы, имеющий специальное образование.

На заметку руководителю

специально обученных людей 'поставляют на рынок труда':

1. Ленинградский государственный областной университет им. А.С. Пушкина, специальность: делопроизводитель-менеджер бухгалтерского учета и отчетности

2. Московский историко-архивный институт, специальность: историк-архивист

3. Санкт-Петербургский индустриальный техникум, специальность: организатор делопроизводства-архивист

Если в организации архив не выделен как структурная единица, то им обычно занимаются:

- начальник отдела кадров или сотрудники того же отдела;

- делопроизводитель;

- сотрудники канцелярии;

- секретарь.

Дополнительные знания по вопросам ведения архивов можно получить на краткосрочных открытых семинарах, например, наша компания разработала специальный курс для специалистов, занимающихся архивами, понимая насколько этот вопрос остро стоит для многих организаций и зная дефицит кадров в этой отрасли. Курс так и называется 'Особенности архивного дела в организации'.

Кто и как проверят компани на правильность ведения архива?

'Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.' (Федеральный закон 'Об архивном деле в Российской Федерации' (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г.). Т.е. архив могут проверять и чаще всего проверяют:

- Налоговая инспекция РФ

- Пенсионный Фонд РФ

- Организации, курирующие архив, т.е. городская администрация Санкт-Петербурга (если мы говорим о Северной столице), в лице Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

И по закону 'Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации'. (Федеральный закон 'Об архивном деле в Российской Федерации' (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г., Ст. 27)

Малоизвестными многим коммерческим организациям остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности, создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа. Но это тема для следующей статьи.

Удачи вам в освоении архивного дела!

Автор: Марго Бор



сентябрь 10:00-17:00 АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ. Новые правила хранения документов Специалист Государственного архива СПб Заказать
июль 10:00-15:00 Изменения в трудовом законодательстве в 2016 году Березюк Ираида Константиновна Заказать
сентябрь 10:00-18:00 КАК ОТКРЫТЬ МЕДИЦИНСКИЙ ЦЕНТР (КЛИНИКУ) И ЗАЛОЖИТЬ ОСНОВЫ УСПЕШНОГО БИЗНЕСА Волков Андрей Владимирович Заказать
Новости
Ирина Крайникова
Генеральный директор Центра образования "Альфа и Омега"

“...Мы рады, что вы уже 16 лет доверяете нашей компании обучение своих специалистов! Каждый год мы разрабатываем новые, максимально полезные и эффективные программы курсов, семинаров и тренингов с ведущими преподавателями страны, для того чтобы Ваш бизнес процветал. Спасибо за доверие. Ждем Вас и ваших сотрудников на наших мероприятиях ”

Наши специалисты
Ираида Березюк

Юрисконсульт с многолетней практикой, ведущий преподаватель Инженерно-Экономического Университета и Санкт-Петербургского Государственного  Университета, член международной коллегии адвокатов. 

Андрей Волков

Кандидат медицинских наук, обладатель степени МВА Академии народного хозяйства при Правительстве РФ, директор медицинской консалтинговой компании, опыт проведения семинаров более 12 лет.

Марго Бор

Практикующий специалист по маркетинговым коммуникациям. Опыт преподавательской деятельности 10 лет. Основные темы: управление современным media (стратегия и ее реализация), PR, media relations